کتاب هایی که جهت بررسی صلاحیت و اخذ مجوز چاپ از طریق اتوماسیون اداری دریافت شده اند، پس از بررسی اولیه توسط رئیس گروه اطلاع رسانی توسط کارشناس برای ارسال به داور آماده میشود. داوران با توجه به حیطه موضوعی کتاب با اخذ صلاحدید و تایید رئیس گروه اطلاع رسانی تعیین می شوند. کتاب در مرحله اول از طریق اتوماسیون برای حداقل دو داور به همراه فرم داوری کتاب ارسال می شود. سپس برای دریافت نظرات داوران در مهلت مقرر پیگیری های تلفنی توسط کارشناس صورت میپذیرد. نظرات دریافت شده پس از بررسی اولیه به صورت بدون نام از طریق اتوماسیون برای مولف ارسال میشود و مهلت انجام اصلاحات تعیین میگردد. دریافت نسخه اصلاح شده در مهلت مقرر به صورت تلفنی پیگیری میشود. نسخه ویرایش شده پس از بررسی اولیه توسط رئیس گروه اطلاع رسانی از طریق اتوماسیون به داور ناظر جهت ارزیابی اصلاحات صورت گرفته ارسال میشود. پس از تایید اصلاحات توسط داور ناظر فایل نهایی کتاب به صورت pdf جهت طرح در شورای تالیف و ترجمه آماده سازی می شود.

کتاب هایی که جهت اخذ مجوز چاپ برای طرح در شورای تالیف و ترجمه ارسال میشوند، پیش از ارائه در شورا در سامانه مداد از حیث تکراری نبودن استعلام می شوند. اطلاعات کتابشناختی و مولفین در این سامانه ملی درج شده و پس از چند ساعت نتیجه استعلام بررسی میشود. در صورت تکراری نبودن، کتاب وارد مرحله داوری پیش از چاپ می شود.

کتاب هایی که انتشارات دانشگاه علوم پزشکی قزوین شابک و فیپای آنها را اخذ نموده و چاپ کرده است، در سامانه ملی مداد ثبت می شوند. به این صورت که اطلاعات کتابشناختی کامل کتاب و اطلاعات هویتی و پژوهشی مولفین در این سامانه ثبت میشود. گزارشات این ثبت ها در مستندات برنامه عملیاتی واحد مدیریت انتشارات بازتاب می شود.